Deze Privacyverklaring werd voor het laatst gewijzigd op: 25/01/2023

INHOUD

• Definities
• Voor wie geldt deze privacy policy?
• Contactgegevens
• Verwerkingsverantwoordelijke
• Welke persoonsgegevens verwerkt ITZU?
• Met wie delen we je persoonsgegevens
• Beveiliging van je persoonsgegevens
• Bewaring van je persoonsgegevens
• Cookies
• Wat zijn je rechten en hoe kan je deze uitoefenen?

1    DEFINITIES

Verwerking van persoonsgegevens: Een verwerking is een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens. Persoonsgegevens zijn alle informatie over een natuurlijk persoon, waarmee deze persoon direct of indirect kan geïdentificeerd worden.

Een verwerker: Een verwerker is een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.

Een verwerkingsverantwoordelijke: Een verwerkingsverantwoordelijke is een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

2    VOOR WIE GELDT DEZE PRIVACYVERKLARING?

Deze Privacyverklaring geldt voor alle rechtstreekse klanten, bezoekers, leveranciers, sollicitanten en alle andere personen die geen medewerkers zijn van ITZU en waarvan ITZU persoonsgegevens verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke. Voor het vervolg van deze Privacyverklaring noemen we een individu die tot één van deze groepen behoort een “betrokkene”.

3    CONTACTGEGEVENS

ITZU is een cluster van sterke partners in people business. Itzu is een totaalpartner voor verschillende diensten, van uitzendarbeid tot werving en selectie, van loopbaanbegeleiding tot outplacement. Tot ITZU behoren volgende entiteiten:

Onze functionaris voor gegevensbescherming, of Data Protection Officer (DPO),  is aangemeld bij de Gegevensbeschermingsautoriteit en ziet erop toe dat de verwerking van persoonsgegevens door ITZU gebeurt in overeenstemming met deze Privacyverklaring en de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming en privacy.  De Data Protection Officer is per e-mail bereikbaar op privacy@itzu.eu

4    VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE

Enkel wanneer ITZU optreedt in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke zijn punten 5 tot en met 10 van deze Privacyverklaring van toepassing. 

Indien je als betrokkene je rechten wenst uit te oefenen, moet je je steeds wenden tot de verwerkingsverantwoordelijke.

5    WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKT ITZU?

5.1    Gebaseerd op de uitvoering van een overeenkomst 

ITZU verwerkt persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij je betrokken partij bent, of om op je verzoek vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen.

• Bij de aanvraag van een offerte
• Als je meer informatie wenst over de diensten of producten van ITZU, kan je een offerte aanvragen via verschillende kanalen (telefoon, website, sociale media, …). ITZU verwerkt hiervoor persoonlijke identificatiegegevens (zoals naam en e-mail) om je een zo correct mogelijk voorstel te kunnen maken.  
• Bij het verwerken van een bestelling, opvolging van facturen en commerciële afspraken
• Als je producten of diensten bestelt bij of levert aan ITZU, verwerkt ITZU persoonlijke identificatiegegevens en professionele gegevens voor het correct kunnen afhandelen en opvolgen van de bestelling of levering.
• Bij het leveren van diensten met bijhorende loonadministratie
• Bij het leveren van diensten wordt payroll informatie verzameld met het oog op loonadministratie.
• Bij het solliciteren
• ITZU zoekt regelmatig nieuwe enthousiaste gemotiveerde medewerkers. Tijdens de sollicitatieprocedure verwerkt ITZU volgende categorieën van persoonsgegevens: persoonlijke identificatiegegevens, persoonlijke kenmerken (zoals taal, geboortedatum, …), competenties, opleidingsgeschiedenis, carrière loopbaan, curriculum vitae, afbeelding, werk referenties.
• Bij het deelnemen aan een event
• ITZU organiseert events. Bij de organisatie van zo’n event, verwerken we persoonlijke identificatiegegevens en professionele gegevens bij de inschrijving.
• Bij het deelnemen aan een opleiding
• ITZU organiseert opleidingen. Voor het vlotte verloop en administratieve opvolging verwerken we je persoonlijke identificatiegegevens en professionele gegevens. 
• Bij het overhandigen van een attest of certificaat
• Voor het krijgen van sommige subsidies (vb. KMO portefeuille, Vlaams opleidingsverlof) zullen we een gepersonaliseerd attest afleveren als bewijs voor het inschrijven op of volgen van de opleiding. 
• Indien bij de opleiding een examen of test hoort, houden we je resultaat bij. Tevens gebruiken we ook je contactgegevens om het attest of certificaat te bezorgen.

5.2    Gebaseerd op je toestemming

Bij het verwerken van persoonsgegevens gebaseerd op je toestemming heb je steeds het recht om deze in te trekken (zie 10. Wat zijn je rechten en hoe kan je deze uitoefenen).

• Wanneer je jezelf inschrijft op onze nieuwsbrief
• Wanneer je jezelf inschrijft op onze nieuwsbrief, geef je toestemming voor het versturen van een nieuwsbrief. ITZU geeft je de mogelijkheid om terug uit te schrijven op de nieuwsbrief.
• Bij het invullen van een klantentevredenheidsonderzoek
• ITZU vraagt toestemming om persoonsgegevens (identificatiegegevens en professionele gegevens) te linken met de resultaten van een klantentevredenheidsonderzoek. Wij gebruiken deze gegevens enkel ter verbetering van onze diensten. ITZU gebruikt hiervoor een onderzoeksbureau als verwerker, maar het zal de gegevens niet voor andere doeleinden gebruiken en ook niet doorgeven aan derden voor eigen gebruik.
• Bij het aanleggen van een aanwervingsreserve
• Indien ITZU je na een sollicitatie niet aanneemt, maar graag je CV wil bijhouden voor toekomstige opportuniteiten, zal ITZU je toestemming vragen om je CV te mogen bewaren.
• Bij het gebruik van gerichte foto’s voor publicitaire doeleinden
• Bij het publiceren van gericht beeldmateriaal op sociale media en de website zal ITZU, hiervoor je toestemming vragen. Met gericht beeldmateriaal bedoelen we beelden waarbij de persoon duidelijk herkenbaar in beeld wordt gebracht (close-up, beeld gefocust op een bepaalde persoon, geposeerde foto, ...).
• Bij het meedelen van eetvoorkeuren als je je inschrijft voor een event en/of opleiding
• Als je wenst, kan je bij de inschrijving voor een event of opleiding je voedselvoorkeuren doorgegeven, zodat we kunnen zorgen voor aangepaste voeding bij de catering. Naar het cateringbedrijf worden enkel aantallen doorgegeven en geen persoonlijke gegevens.
• Bij het verbeteren van de kwaliteit van de website
• ITZU gebruikt tools om statistieken te verzamelen en inzichten te krijgen over het gebruik van de website. Deze informatie wordt geanonimiseerd en is niet gekoppeld aan je persoonlijke gegevens. Analytische tools gebruiken cookies. Dit zijn tekstbestanden die op je computer worden geplaatst en die standaard internet logging informatie en gedragsinformatie te verzamelen. Meer info kan je vinden in onze cookie statement.

5.3    Gebaseerd op gerechtvaardigd belang

ITZU verwerkt persoonsgegevens gebaseerd op een gerechtvaardigd belang waarbij ITZU een belangenafweging gemaakt heeft. 

• Bij het gebruik van beveiligingscamera’s
• In en rond de gebouwen van ITZU hangen camera’s met als doel overlast of misdrijven tegen personen en goederen te voorkomen, vast te stellen of op te sporen en de openbare orde te handhaven.  Hiervoor wordt beeldmateriaal verzameld, verwerkt en bewaard.
• Bij het behandelen van een vraag, bieden van hulp,  aanbieden van informatie op je verzoek
• Je kan contact opnemen met ITZU via verschillende kanalen (telefonisch, briefwisseling, e-mail, chat, contactformulier website, sociale media). De persoonsgegevens die je geeft, gebruiken we enkel om op je vragen te antwoorden.
• Bij het doorgeven van leads binnen de ITZU
• Binnen de ITZU zijn er verschillende entiteiten. Itzu is voornamelijk actief binnen de ‘people business’ met HR en Facilitaire diensten als speerpunten.  Itzu hecht er veel belang aan om de relatie met haar klanten en prospecten verder te ontwikkelen ‘(zgn. ‘Customer Relationship Management’), buiten hetgeen strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst of het nemen van pre-contractuele maatregelen.  Daarom speelt entiteiten mogelijks opportuniteiten door intra groep.  Een voorbeeld: iemand solliciteert bij Itzu Select i.f.v. een bepaalde vacature en wordt doorgegeven aan Itzu Career i.f.v. loopbaanbegeleiding.
• Bij het versturen van direct marketing
• ITZU verstuurt direct marketing en verwerkt hierbij persoonlijke identificatiegegevens. ITZU respecteert bijhorende regelgeving, waarbij enkel direct marketing verstuurd wordt als er een klantenrelatie is, met betrekking tot gelijkaardige producten of diensten die ITZU zelf levert.  Je hebt als betrokkene steeds de mogelijkheid om je uit te schrijven.
• Bij het uitnodigen van een klantentevredenheidsonderzoek
• ITZU nodigt klanten uit om deel te nemen aan een klantentevredenheidsonderzoek. Wij werken hiervoor samen met een onderzoeksbureau.
• Bij het uitvoeren van competentietesten tijdens de sollicitatie periode
• Om een sollicitant te screenen doet ITZU een assessment van de competenties en persoonlijkheid van de kandidaat.  ITZU gebruikt hiervoor een assessmentbureau als verwerker, maar wij zullen de gegevens niet voor andere doeleinden gebruiken en ook niet doorgeven aan derden voor eigen gebruik.
• Bij het aanleggen van een sollicitatie overzichtslijst met de status voor elke betrokkene
• Door de vele sollicitaties die ITZU verwerkt en de verschillende kanalen waarlangs nieuwe kandidaten voorgesteld worden, is er een gerechtvaardigd belang om een lijst aan te leggen zodat wij kandidaten die we weigeren, niet opnieuw behandelen na enkele weken. Deze lijst bevat enkel persoonlijke identificatiegegevens.
• Bij het doorgeven van een C.V. intra groep
• Indien iemand solliciteert bij ITZU, kan ITZU deze sollicitatie verspreiden binnen haar entiteiten.  Indien je als sollicitant enkel wenst te solliciteren bij een specifieke entiteit binnen ITZU, gelieve dit expliciet mee te delen.
• Bij het bijhouden van contact gegevens om je als kennis/familie van onze medewerker te verwittigen bij noodgevallen
• Wij vragen aan onze medewerkers om contactgegevens op te geven van een kennis en/of familielid zodat we hen kunnen verwittigen bij noodgevallen.
• Bij het gebruik van beeldmateriaal voor public relations en/of journalistieke doeleinden
• Wanneer ITZU een groot bedrijfsevent organiseert, heeft ITZU een gerechtvaardigd belang om aan public relations te doen om op die manier nieuwe medewerkers en/of nieuwe klanten aan te trekken. De bezoekers van het event worden op voorhand geïnformeerd en hebben de mogelijkheid om zich te verzetten tegen het nemen van de foto: op het event zelf tegen de fotograaf of na het event door een e-mail te sturen naar marketing@itzu.eu

5.4    Gebaseerd op wettelijke verplichting

Het is mogelijk dat ITZU persoonsgegevens verwerkt omdat dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan ITZU is onderworpen.

• Bij het gebruik maken van Vlaams Opleidingsverlof
• Indien jij aangeeft aan ITZU dat je gebruik wil maken van Vlaams Opleidingsverlof (VOV), dan zullen we je een inschrijvingsattest bezorgen en moeten we dagelijks voor elke opleiding een aanwezigheidslijst opstellen. Hierdoor verwerken we persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam), rijksregisternummer, je werkgever en details over de opleiding. We zijn door wet (Ministerieel besluit van 8 juli 2019) verplicht  om deze informatie te verwerken.
• Afnemen van tevredenheidsonderzoek bij een opleiding onder de KMO portefeuille
• Omdat ITZU opleiding geeft die vallen onder de KMO portefeuille zijn we genoodzaakt om een tevredenheidsonderzoek af te nemen bij onze cursisten. 
• Als lesgever van een opleiding
• Voor opleiding waarbij de KMO-portefeuille of Vlaams Opleidingsverlof van toepassing is zijn we verplicht om op de attesten en aanwezigheidslijsten de naam van de lesgever en de werkgever van de lesgever te vermelden. Deze attesten zullen doorgegeven worden aan  de deelnemers, diens werkgevers en de overheid om aanspraak te kunnen maken op de subsidie.

5.5    Verenigbaar doel

Indien we je persoonsgegevens verzamelden onder een gerechtvaardigd belang of een overeenkomst dan mogen we deze gegevens ook gebruiken in de toekomst voor een ander doel dat verenigbaar is met het oorspronkelijke doel. Daarbij letten we op de volgende punten:

• het verband tussen het oorspronkelijke doel en het nieuwe/toekomstige doel;
• de context waarin de gegevens zijn verzameld (wat is de relatie tussen jou en ITZU);
• de soort en aard van de gegevens (betreft het gevoelige gegevens?);
• de mogelijke gevolgen van de voorgenomen verdere verwerking (wat zijn de gevolgen voor de betrokkene?);
• het bestaan van passende waarborgen (zoals versleuteling of pseudonimisering).

6    MET WIE DELEN WE JE GEGEVENS?

ITZU deelt je persoonsgegevens niet met derden, tenzij:

• ITZU daarvoor je voorafgaande toestemming heeft ontvangen;
• ITZU hiertoe verplicht wordt in het kader van een regelgeving of juridische procedure;
• ITZU hiertoe wordt verzocht door wetgevende of gerechtelijke instanties;
• ITZU een event organiseert samen met partners of leveranciers. De deelnemerslijst wordt ook aan de partners of leveranciers meegedeeld; 
• ITZU geheel of gedeeltelijk overgenomen of opgesplitst wordt. In dat geval zal ITZU de derde de verplichting opleggen om de persoonsgegevens uitsluitend te verwerken in overeenstemming met de bepalingen van deze Privacyverklaring.
• ITZU doet een beroep op bepaalde onderaannemers zoals onder meer consultants, studiebureaus (vb. voor het afnemen van tevredenheidsonderzoeken), tools (vb. CRM systeem, mailing tool) en dit teneinde een deel van onze diensten aan hen uit te besteden. Deze onderaannemers worden niet als derden beschouwd maar als verwerkers. Wij zien erop toe dat deze onderaannemers de nodige technische en organisatorische maatregelen treffen om je persoonsgegevens rechtsgeldig en rechtmatig te verwerken en ook onder geen enkel beding kenbaar te maken aan derden.

7    BEVEILIGING VAN JE PERSOONSGEGEVENS

ITZU erkent dat de beveiliging van persoonsgegevens een onderdeel is van gegevensbescherming. Daarom neemt ITZU gepaste technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde verwerking of ongeoorloofde toegang om misbruik te voorkomen.

Bij elke overdracht van persoonsgegevens aan een verwerker buiten de Europese Economische Ruimte (EER) doet ITZU dit steeds in overeenstemming met de voorwaarden van deze Privacyverklaring en volgt ITZU de toepasselijke wet- en regelgeving over gegevensbescherming om afdoende waarborgen te garanderen. 

8    BEWARING VAN JE PERSOONSGEGEVENS

ITZU bewaart je persoonlijke gegevens alleen voor de minimumperiode die nodig is om de, in deze Privacyverklaring uiteengezette, doeleinden te vervullen, tenzij (i) een langere bewaartermijn nodig is bij het oplossen van geschillen of (ii) als een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is. Niet-persoonlijke informatie kan zonder beperking in de tijd worden bewaard in functie van statistische doeleinden.

ITZU hanteert een bewaringstermijn van 3 jaar en een geldigheid van de rapporten van 2 jaar.

9    COOKIES

Cookies zijn tekstbestanden die op je computer worden geplaatst om standaard internet logging informatie en gedragsinformatie te verzamelen. Deze informatie wordt gebruikt om het bezoekersgedrag van de website bij te houden en om statistische rapporten over de website samen te stellen.

Meer informatie over ons cookiebeleid vind je op www.itzu.eu/nl-be/talent-recruitment/cookies

10    WAT ZIJN JE RECHTEN EN HOE KAN JE DEZE UITOEFENEN?

10.1    Wat zijn je rechten?

• Recht op inzage: Je kunt ons vragen welke persoonsgegevens wij van je verwerken, waarvoor wij die verwerken, welke categorieën van persoonsgegevens wij verwerken, met welke categorieën van derden wij je persoonsgegevens delen, wat de oorsprong is van de verwerkte gegevens en – wanneer van toepassing - welke logica wij gebruiken bij het automatisch verwerken van persoonsgegevens.
• Recht op rectificatie: Indien informatie niet correct is, kan je ons vragen om deze te corrigeren.
• Recht om je gegevens te wissen: Als gegevens niet rechtmatig verwerkt worden of indien je gegevens niet langer nodig zijn dan het doel waarvoor ze verzameld zijn, kan je ons vragen om je gegevens te wissen.
• Recht op beperking van verwerking: Door de verwerking van je persoonsgegevens te beperken kunnen je persoonsgegevens nog worden bijgehouden maar het gebruik ervan is beperkt. Wanneer je een verwerkingsbeperking hebt gevraagd, mogen we enkel nog je  gegevens opslaan. Dit wil zeggen dat er met je gegevens geen andere verrichtingen meer kunnen gebeuren.
• Recht op bezwaar: Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen het feit dat je gegevens worden verwerkt als die verwerking berust op een algemeen belang of een gerechtvaardigd belang van diegene die je gegevens verwerkt. Bovendien kan je ook dit recht van bezwaar laten gelden als je persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketingdoeleinden. Dit recht van bezwaar geldt ook voor profilering die de basis vormt voor verwerkingen voor direct marketingdoeleinden.
• Recht op terugtrekken van toestemming: Indien de verwerking van je persoonsgegevens gebaseerd is op de grondslag toestemming, heb je te allen tijde het recht deze toestemming in te trekken. 
• Recht op overdraagbaarheid van de gegevens: Je hebt het recht om de door je verstrekte persoonsgegevens in een gangbare, gestructureerde en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en je hebt het recht om deze persoonsgegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke indien de verwerking gebaseerd is op de rechtsgronden toestemming of contractuele relatie.
• De bovengenoemde rechten zijn slechts een samenvatting en blijven te allen tijde onderworpen aan de beperkingen van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.

10.1.1    Recht op inzage voor de diensten van Talent Solutions

• In geval van Assessment/development opdrachten treedt Itzu op als verwerker en wordt het verzoek tot inzage gericht aan de verwerkingsverantwoordelijke zijnde de opdrachtgever die moet voldoen aan dit verzoek. 
•  Indien de opdrachtgever het verzoek doorgeeft aan Itzu als verwerker, zal Itzu u een zo volledig mogelijk overzicht geven van de persoonsgegevens die over u worden bijgehouden dit nadat de opdrachtgever het rapport ontvangen heeft: 
  • Persoonsgegevens die door u zelf verstrekt werden
• Verwerkte resultaten van testen, proeven en evaluaties. U hebt geen inzage in de methodologie van de testen, proeven en evaluaties en geen recht om de ‘juiste’ antwoorden te kennen op vragen die gesteld werden vermits dit geen persoonsgegevens zijn.
• Het recht op inzage kan plaatsvinden in een van de kantoren van Itzu of online maar NIET telefonisch. 
•  
• U kan na afloop van het feedbackgesprek met één van onze consultants, een kopie krijgen van het beoordelingsrapport. Het verder doorgeven van deze vertrouwelijke informatie of het onzorgvuldig bewaren ervan, valt dan volledig onder uw verantwoordelijkheid. Het recht op een kopie van het beoordelingsrapport kan enkel wanneer u gebruik gemaakt hebt van uw recht op inzage. Indien het feedbackgesprek online verloopt zal u een kopie van het beoordelingsrapport versleuteld verkrijgen per mail. 
•  
• Wij kunnen nu reeds bevestigen dat er géén bijzondere categorieën van persoonsgegevens worden bijgehouden (zoals ras, etnische afkomst, gezondheidsgegevens, gegevens betreffende seksuele geaardheid, …).
   

10.2    Hoe kan je je rechten uitoefenen?

Je kan je rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar privacy@itzu.eu.  Om elke ongeoorloofde openbaarmaking van je persoonsgegevens te voorkomen, kan ITZU meer informatie vragen om je identiteit te verifiëren.

ITZU heeft één maand de tijd om je aanvraag te beantwoorden. Deze periode begint te lopen wanneer ITZU je aanvraag heeft ontvangen en over alle vereiste informatie beschikt om aan je aanvraag te voldoen. De periode van één maand kan verlengd worden na bericht en uitleg van ITZU.

ITZU zal de gevraagde informatie kosteloos verstrekken. Wanneer verzoeken ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege hun repetitieve karakter, mag ITZU een redelijke vergoeding aanrekenen of kan ITZU het verzoek weigeren.

Als je om een of andere reden aanneemt dat ITZU je aanvraag niet correct behandeld heeft, kan je nogmaals contact opnemen met ITZU waarna we samen met jou op zoek gaan naar een oplossing.

Voor de volledigheid informeren wij je dat, als ITZU niet reageert op je aanvraag, deze weigert of indien ons antwoord niet voldoet aan je verwachtingen, je steeds het recht hebt om een klacht neer te leggen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel, Tel +32 (0)2 274 48 00, of via het e-mailadres contact@apd-gba.be.